03.12.2019

Срочно заполните график отпусков – осталось всего 10 дней

Срочно заполните график отпусков – осталось всего 10 дней

У компаний осталось 10 дней, чтобы составить и утвердить график отпусков. ГИТ проверит, в каком порядке вы утвердили график. Например, если в организации есть профсоюз, надо учесть его мнение. Мы же напомнили основные правила заполнения и утверждения графика. Прочитайте, чтобы не попасть на штрафы и споры с проверяющими.  

График отпусков — 2020: карточки для бухгалтера и памятка для работников

Когда и как увердить график

График отпусков составляют на каждый календарный год. Утвердить график ​​​​нужно за две недели до начала года. Получается, что график отпусков на 2020 год должен быть датирован не позже 17 декабря 2019 года.

Работодатели, у которых есть первичная профсоюзная организация, подготавливают график пораньше. Дело в том, что надо заложить 5 рабочих дней на получение мотивированного ответа от профсоюса (ст. 372 ТК). Также на случай споров и допконсультаций желательно отвести еще пару дней.

График отпусков оформляют сотрудники отдела кадров. Если отдела кадров нет, то график может составить тот сотрудник, на которого возложены обязанности вести кадровый учет.

Подсказка от журнала «Главбух»

Есть возможность оформить отпуск сотруднику и не поссориться с трудинспектором. Мы проанализировали последние письма Минтруда и выделили оптимальную формулу >>>

График составляют по той форме, которую утвердил руководитель своим приказом к учетной политике. Это может быть унифицированная форма № Т-7 либо самостоятельно разработанная. Смотрите пример заполнения графика по унифицированной форме в Системе Главбух.

Микропредприятия, которые заключают с сотрудниками трудовые договоры по типовой форме, могут не составлять график отпусков. Но так можно поступать только при определенных условиях >>>

Заполненный график заверяет своей подписью руководитель кадровой службы. Если его нет, то это может сделать любой другой уполномоченный сотрудник. К примеру, главный бухгалтер. Окончательно заполненный документ утверждает руководитель организации. С этого момента документ обязателен и для работодателя, и для его сотрудников.

Подсказка от Системы Главбух

Вы можете быстро ответить на вопрос – нужен ли приказ об утверждении графика отпусков? Сразу предупредим, что ответ зависит от формы графика отпусков, которую использует работодатель. Приказ однозначно понадобится, если компания использует свой шаблон графика. Но опять же, только при одном условии >>>

Особенности заполнения графика отпусков

Обратите внимание, что в графике отпусков не обязательно отражать информацию о неиспользованных отпусках за прошлые годы. Каждый работодатель решает этот вопрос сам. Мы только скажем, что не использованный за прошлый год отпуск можно включить в график на текущий год или предоставить по соглашению между сотрудником и работодателем. В переводе это означает, что вы можете не включать такой остаток в текущий график (письмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0).

Главное, не забудьте отразить в графике тех, кто находится в отпуске по уходу за ребенком или по беременности и родам либо только планирует с 2020 года уйти в такие отпуска.

Учтите, что работодатель обязан независимо от того, указан отпуск в графике или нет, предоставить оплачиваемый отпуск:

  • перед отпуском по беременности и родам;
  • после отпуска по беременности и родам;
  • после отпуска по уходу за ребенком.

А вот отразить в графике отдых меньше, чем 28 календарных дней, нельзя. ТК гарантирует продолжительность ежегодного основного отпуска в размере 28 календарных дней (ст. 115 ТК). Меньше этого лимита работодатель предоставить не вправе. Правда есть исключения, когда запланировать на следующий день можно менее 28 дней. Это ситуация, когда сотрудник уже отгулял часть отпуска авансом. При таком раскладе работодатель планирует в графике только остаток отпуска.

Теперь поговорим о совместителях. Их тоже надо отразить в графике, причем как внешних. Так и внутренних. Внутреннего укажите в графике дважды по обеим должностям: основной и по внутреннему совместительству.

Внешний совместитель является сотрудником той организации, в которой он работает по совместительству. График отпусков составляют для всех сотрудников организации, в том числе и внешних совместителей (ст. 123 ТК).

Подсказка от Системы Главбух

Отпуск совместителю предоставляют одновременно с отпуском по основной работе, поэтому работодателю внешнего совместителя нужно знать время его отпуска по основной работе. Для этого работодатель по совместительству может попросить сотрудника предоставить выписку из графика отпусков или справку с основного места работы. Также он может направить официальный запрос основному работодателю сотрудника. Такой запрос потребует письменное согласие сотрудника. Что делать, если не получилось узнать даты отдыха по основной работе >>>

Как ознакомить сотрудников с готовым графиком

Знакомит работников с графиком отпусков не обязательно, но безопаснее это сделать. Дело в том, что на практике есть две точки зрения.

Согласно первой позиции обязанности знакомить сотрудников с графиком отпусков под подпись в законе нет. Об этом – в письме Роструда от 12.07.2012 № ПГ/5244-6-1. В соответствии со второй точкой зрения график отпусков все же подпадает под определение статьи 8 Трудового кодекса. То есть это локальный акт организации, а значит, с ним надо знакомить работников под подпись. Эту позицию подтверждает письмо Роструда от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1.