12.09.2019

Минфин назвал сроки хранения документов, подтверждающих первоначальную стоимость ОС

Сроки хранения документов, подтверждающих первоначальную стоимость ОС

Минфин напомнил, сколько нужно хранить документы, которые отражают первоначальную стоимость по основным средствам. Информация в них нужна для подтверждения расходов при расчете налога на прибыль.

Памятка: сколько хранить документы >>>

Не выбрасывайте бухгалтерские и кадровые документы: сроки хранения продлевают >>>

Общий срок хранения документов указан в части 1 Налогового кодекса РФ – 4 года. Это относится и к документации, которая подтверждает расходы для целей налогообложения прибыли. Минфин в своем письме от 16.08.2019 г. № 03-03-06/1/62257 подтвердил, что налогоплательщики обязаны сохранять данные бухгалтерского и налогового учета в течение 4-х лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Именно в течение такого срока надо хранить документы, подтверждающие доходы и расходы организаций и ИП.

К расходам, связанным с производством и реализацией, относят суммы начисленной амортизации (подп. 3 п. 2 ст. 253 НК). Их нужно рассчитывать ежемесячно исходя из первоначальной стоимости имущества и срока его полезного использования.

 Таким образом, срок хранения документов, подтверждающих первоначальную стоимость ОС, составляет 4 года, поскольку:

  • общий срок хранения документов о доходах и расходах равен 4 года;
  • основные средства относятся к амортизируемому имуществу;
  • амортизация признается расходом для целей налогообложения прибыли.

Подсказка от Системы Главбух

Каждая организация и предприниматель обязаны хранить бухгалтерские документы. Этого требует статья 29 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ. Обеспечить хранение документов в организации должен ее руководитель. А индивидуальный предприниматель отвечает за это самостоятельно. Как организовать хранение документов >>>

Дата, с которой отсчитывают срок хранения документа, – это момент окончания отчетного (налогового) периода. Именно того, в котором последний раз документ использовали для расчета или уплаты налога, а также формирования отчетности. По отношению к ОС датой отсчета является момент полной амортизации объекта. Ситуации, когда стоит назначить особые сроки для хранения подтверждающей первички >>>

Подсказка от журнала «Главбух»

Заранее определитесь со списком документов, которые будете хранить в личных делах сотрудников. Иначе есть опасность, что нарушите требования по защите персональных данных. Штраф за это до 50 000 руб. Подробнее о том, как вести и хранить личные дела, читайте тут >>>

За нарушение правил хранения документов предусмотрена налоговая ответственность. Если нарушены сроки, то для налогоплательщика предусмотрен штраф – 10 000. руб. За подобное нарушение в нескольких налоговых периодах наказание ужесточается – штраф 30 000 руб. Если отсутствие документов привело к занижению налоговой базы – штраф 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

Нарушение сроков хранения документов влечет за собой и административный штраф для должностных лиц – от 5 000 до 10 000 руб. (ст. 15.11 КоАП). При повторном нарушении последней статьи ответственность строже – штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на 1-2 года.

 Напоминаем, что налоговая вправе запрашивать пояснения при камеральной проверке деклараций, если в них выявили ошибки. Кроме того, ИФНС может затребовать на проверку документы, если в декларации отражен убыток или операции, к которым применяют налоговые льготы.